De privacyverklaring gaat over de bescherming van uw privacy op het moment dat u contact met ons opneemt en daarbij persoonsgegevens met ons deelt. Er zijn meerdere wetten en verordeningen waaraan wij ons als provincie moeten houden. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de nationale Uitvoeringswet AVG geven regels voor de bescherming van uw privacy en de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast hebben wij ook een wettelijke taak op het gebied van Strafrechtelijke handhaving, bijvoorbeeld op grond van de Wet natuurbescherming. Wanneer er gegevens worden verwerkt in het kader van Strafrechtelijke handhaving is de Wet politiegegevens van toepassing (Wpg). In Nederland houdt de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht op de naleving van deze regels.
Hieronder lichten we toe welke gegevens we als provincie Drenthe verzamelen, waarom en hoe we dat doen en op welke manier u van uw rechten gebruik kunt maken.
Een persoonsgegeven is informatie over een natuurlijke persoon, waarmee kan worden achterhaald wie deze persoon is. Wij verzamelen persoonsgegevens zoals:
Degene van wie wij deze gegevens verzamelen, noemen we de betrokkene. Deze gegevens ontvangen wij van u wanneer u bijvoorbeeld een contactformulier invult, een subsidie of vergunning heeft aangevraagd of u uzelf aanmeldt voor een evenement of een nieuwsbrief. Op het moment dat u van één van deze mogelijkheden gebruik maakt, verstrekt u uw persoonsgegevens aan ons. Zonder deze gegevens kunnen wij ons werk niet doen en u niet van dienst zijn.
NB: Gegevens over organisaties, zoals bedrijven, zijn in de regel geen persoonsgegevens.
In de meeste gevallen werken we op basis van de gegevens die u zelf aanlevert. Voor bepaalde diensten ontvangen we uw gegevens van organisaties die in opdracht van de provincie werken, zoals de Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe (RUD), het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) of Prolander. We raadplegen het Kadaster of het Handelsregister als we deze gegevens nodig hebben voor de uitoefening van onze publieke taken. Soms mogen wij uw gegevens bijvoorbeeld op juistheid controleren door middel van het raadplegen van de Basisregistratie Personen (BRP).
Op het moment dat u via (0592) 36 55 55, post@drenthe.nl of een ander algemeen kanaal contact met ons opneemt, komt u terecht bij ons klantcontactcentrum (KCC). Zij vormen de toegangspoort tot onze organisatie en zorgen ervoor dat uw verzoek op de juiste plek terechtkomt. Het KCC registreert van ieder contact de contactgegevens die u opgeeft en (automatisch) uw telefoonnummer of e-mailadres. Deze gegevens worden door het KCC verwerkt en maximaal één jaar bewaard om uw verzoek door te geleiden en de afhandeling ervan te borgen. Ook gebruiken wij de gegevens om u beter te kunnen helpen als u een volgende keer contact met ons opneemt. Als u bezwaar hebt tegen deze verwerking, kunt u dit tijdens het contact of op een later moment kenbaar maken via post@drenthe.nl.
De provincie Drenthe gaat zorgvuldig om met uw gegevens en zal uw privacy daarbij zoveel mogelijk beschermen. Wij verwerken uitsluitend die gegevens die wij nodig hebben voor het vervullen van onze wettelijke taken of plichten op grond van algemeen belang of openbaar gezag. Wij beveiligen deze gegevens goed en delen de informatie in beginsel niet met anderen. De gegevens die u ons verstrekt voor een bepaald doel gebruiken wij niet voor andere doeleinden. Dit betekent dat als u uw naam en adres invult voor het toezenden van bepaalde informatie, deze gegevens niet zomaar worden gebruikt om u ook andere informatie toe te zenden. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Met andere woorden, onze medewerkers – en niet onze systemen – nemen beslissingen op basis van een zorgvuldige afweging van belangen.
In sommige gevallen verwerken wij ook gegevens op basis van een toestemming. Een voorbeeld hiervan is wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief. Als het verwerken van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, dan kunt u deze toestemming altijd weer intrekken. U kunt daarvoor contact opnemen via (0592) 36 55 55 of post@drenthe.nl of u afmelden via de nieuwsbrief.
Alleen de medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun werk te kunnen uitvoeren hebben toegang tot uw persoonsgegevens.
Het komt voor dat wij het verwerken van uw gegevens uitbesteden aan een andere organisatie. Voorbeelden hiervan zijn gevallen waarin:
Met organisaties waarmee wij uw gegevens delen sluit de provincie een verwerkersovereenkomst om te zorgen dat het niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid even hoog is als bij de provincie zelf. Soms moeten wij informatie delen met andere overheidsorganisaties om onze taken te kunnen vervullen. Ook dan maken we onderling goede afspraken over privacy en informatiebeveiliging. De provincie blijft verantwoordelijk voor het gebruik van uw gegevens door deze organisaties.
Zodra wij uw gegevens niet meer nodig hebben worden deze verwijderd, tenzij we die bijvoorbeeld moeten bewaren op grond van de Archiefwet. Voor de selectielijst met daarin de bewaartermijnen verwijzen wij u naar Selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen vanaf 1 januari 2020 | Nationaal Archief .
Voor wat betreft de beveiliging van uw persoonsgegevens hebben wij verscheidene maatregelen getroffen, bijvoorbeeld:
Het toezicht op de verwerkingen en beveiliging ligt bij de Functionaris Gegevensbescherming. Daarnaast wordt er door de Coördinator informatiebeveiliging op toegezien dat onze systemen voldoende beveiligd zijn en blijven.
Als betrokkene (eigenaar van uw persoonsgegevens) heeft u een aantal rechten waar we u graag op willen wijzen. Van sommige rechten kunt u uitsluitend gebruik maken in bijzondere omstandigheden. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u meer informatie over dit onderwerp.
Het gaat kort samengevat om de volgende rechten:
Indien het gaat om politiegegevens die wij op grond van de Wpg verwerken, geeft deze wet u de volgende rechten, Voor deze rechten biedt de wet ook uitzonderingen:
Voor meer informatie en voor informatie over het indienen van een verzoek ter uitoefening van deze rechten verwijzen wij u door naar: www.privacyvragenbrs.nl
Als u meer wilt weten over de manier waarop de provincie Drenthe omgaat met uw privacy, dan kunt u contact met ons opnemen via de kanalen op onze contactpagina of via het speciale contactformulier. Via die kanalen kunt u ook onze Functionaris Gegevensbescherming bereiken of een verzoek doen in het kader van uw rechten als betrokkene.
Voor informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij u graag door naar: Wat zijn cookies?